Regelgeving mailings

Digitale mailings of nieuwsbrieven die u naar groepen ontvangers verstuurt, moeten tegenwoordig voldoen aan speciale wetgeving. Zo moeten de ontvangers toestemming gegeven hebben dat ze mail van u willen ontvangen (tenzij ze al klant van u zijn) en moet u hen altijd de mogelijkheid bieden om zich (digitaal) uit te schrijven.

Vanaf 25 mei 2018 is de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) van kracht. Deze Europese wet vervangt de Nederlandse Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp). Iedereen, ook als kleine stichting, vereniging of onderneming, dient zich te houden aan de verplichtingen die vanuit deze AVG zijn opgelegd.

ALL-IT kan uw e-marketingcampagnes voor u verzorgen en een inschrijfmodule / uitschrijfmodule plaatsen op uw website.

In de praktijk moet je je houden aan de volgende richtlijnen:

1. Verstuur je mailing alleen aan mensen die toestemming hebben gegeven.

2. Zorg voor een inschrijfmodule / aanmeldingsformulier waarin expliciet om toestemming wordt gevraagd om de nieuwsbrief te ontvangen. Gebruik voor het aanmelden nooit een vooraf aangevinkt veld in een algemeen formulier (een leeg vakje mag wel). De aanmelding blijft altijd bewaard in de database zodat altijd is aan te tonen wanneer en op welke wijze is aangemeld.

3. Bestaande klanten mag je op je mailingslijst zetten, mits je boodschap over gelijksoortige onderwerpen gaat. Begin je bijvoorbeeld een eigen bedrijf, dan mag je het relatiebestand dat je bij je werkgever hebt opgebouwd niet op je lijst zetten tenzij je eerst om toestemming vraagt.

4. 'Klanten' die een gratis product kopen, zoals bijvoorbeeld een e-book of e-mailcursus, mag je ook op je lijst zetten. Geef in het formulier wel duidelijk aan dat je dat gaat doen.

5. Plaats altijd een afmeldlink in je mailing/nieuwsbrief, zodat men zich eenvoudig (digitaal) kan afmelden. Deze is aanwezig in onze module.

6. Zet in je nieuwsbrief je naam,- en adresgegevens, hiermee toon je je identiteit. Mensen hebben dan de mogelijkheid zich eventueel ook schriftelijk af te melden. Vermelding van het KvK-nummer is ook verplicht op uw website en in e-mail, net als in zakelijke brieven, facturen en offertes, behalve als het om reclame gaat.

7. U moet kunnen aantonen dat u een privacybeleid heeft. Een disclaimer op uw website is vaak al voldoende.In de disclaimer vermeldt u dat uw stichting een privacyprotocol heeft. U kunt dat protocol ergens op de website publiceren. Het privacyprotocol dient gesteld te zijn in begrijpelijke taal.



Ontwerp & bouw mailing

Voordelen digitale mailings & nieuwsbrieven

1. U houdt contact met uw klant

2. Nieuwe producten of informatie snel delen met mogelijke klanten

3. Acties, aanbiedingen en/of kortingen direct versturen

4. Lage kosten e-marketing t.o.v. papieren mailing of folders versturen

Een (html) mailing maken en versturen is op zich niet zo moeilijk. Een echt relevante mailing versturen is al een stuk moeilijker. Bij het maken van de mailing moeten de onderwerpen en afbeeldingen worden gekozen zodat die nauwkeurig op de interesses van uw doelgroep of klanten aansluiten. Anders is de kans groot dat uw mailing ongelezen wordt gedelete of tussen de overige e-mails blijft liggen en uit zicht verdwijnt. Ook belangrijk is om korte en bondige teksten neer te zetten waar uit direct blijkt waar het over gaat of wat u te vertellen heeft in de mailing of nieuwsbrief.

Ook het uiterlijk van een mailing is belangrijk omdat die direct de aandacht moet pakken.Dit kan met juiste afbeeldingen, aanbiedingen of bijvoorbeeld animatie die direct de aandacht trekt.

ALL-IT bouwt en verstuurt moderne en eigentijdse mailings, eventueel in uw reeds aanwezige huisstijl. Wij kunnen een inschrijfmodule plaatsen op uw website en plaatsen een (wettelijk verplichte) uitschrijfmodule onder elke mailing zodat men automatisch uitgeschreven wordt indien een ontvanger dit wil.